Mesin Fax sangat masih dibutuhkan saat ini, walaupun sudah ada teknologi  komputer canggih yang terhubung dengan internet yang seseorang dapat mengirimkan dokumen melalui e-mail. Penggunaan mesin fax masih dibutuhkan oleh kebanyakan perusahaan untuk mengirim data data transaksi terutama purchase order mereka, yang harus ditandatangani dan distempel secara manual, karena tanda tangan dan stempel yang discan komputer dirasakan oleh banyak kalangan masih sering kurang valid.

Karena masih dibutuhkan, lalu bagaimana merawat mesin fax?Dengan memahami fungsi dari mesin tadi tentunya kami juga akan mencoba menjelaskan bagaimana cara kerja dari mesin tersebut :

1. Pasang mesin Fax Anda menurut buku petunjuk (Operation Manual) yang anda dapat.
2. Setelah mesin Fax terpasang pastikan anda mengetahui tata cara pengoperasian mesinfax (kirim-terima dan  fungsi lainnya) dengan membaca Operation Manual.
3. Jangan menempatkan mesin fax ditempat yang miring, hal ini akan menyebabkan sensor yang ada tidak berfungsi dengan  baik.
4. Untuk menjaga mesin Fax tetap baik, ikutilah cara perawatan sbb :

(a) Mesin Fax Thermal

-  Terlebih dahulu Matikan mesin fax

-   Bersihkan body mesin fax yang terlihat kotor dengan menggunakan kain yang lembut (lebih baik jika menggunakan cairan khusus pembersih).

-  Tindakan perawatan ini dilakukan minimum 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan.

(b) Mesin Fax Film Karbon

- Matikan mesin fax terlebih dahulu

- Bersihkan body mesin fax dengan menggunakan kain yang lembut(lebih baik jika menggunakan cairan khusus pembersih).

- Bersihkan bagian roller-roller yang terlihat ketika cover mesin terbuka dengan menggunakan kain bersih.

- Periksalah film yang terpasang, jika sudah tidak ada, ganti film yang sudah tidak ada dengan film baru

- Pergunakan kertas sesuai dengan di dalam buku Operation Manual

- Menjaga ruangan yang terdapat mesin fax untuk tidak berdebu.

- Tindakan perawatan ini dilakukan minimum 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.

(c) Mesin Fax Toner

- Matikan mesin fax terlebih dahulu

- Bersihkan body mesin fax dengan menggunakan kain yang lembut

(lebih baik jika menggunakan  cairan khusus pembersih).

- Bersihkan bagian dalam mesin dengan cara membuka cover mesin dan mengeluarkan drum unit terlebih dahulu (drum unit tidak boleh dibersihkan dan dipegang pada bagian roll warna hijau).

- Ganti toner yang sudah habis dengan toner yang baru dan sebaiknya diganti sesusai dengan yang dianjurkan di dalam buku Operation Manual.

- Ganti drum yang sudah tidak terpakai dengan drum baru dan sebaiknya diganti sesusai yang dianjurkan di dalam buku Operation Manual.

- Pergunakan kertas sesuai yang dianjurkan di dalam buku Operation Manual

- Setiap kali pemasangan kertas disarankan untuk meratakan dan memilah-milah ujung kertas supaya tidak terjadi lengket.

- Menjaga ruangan yang terdapat mesin fax untuk tidak berdebu.

- Tindakan perawatan ini dilakukan minimum 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan